Tips menulis memo dan laporan dengan bahasa inggris

Menulis memo dan laporan dangan Bahasa Inggris yang baik dan benar

Memo dan laporan sering kita gunakan di dunia kerja, terutama yang kerja di kantoran. Jadi ada baiknya kita menuliskan memo dan laporan dengan baik dan benar, singkat, jelas di setiap bagian yang ditulis. Seperti, summary, body, dan conclusion. Berikut tips-tips nya yang saya kutip dari buku yang berjudul “HBR Guide to Better Bisnis Writing” yang ditulis oleh Bryan A.Gagner. Terbitan Harvard Business Review Press.

1.      Buat judulnya yang singkat dan jelas

Pada saat menuliskan subject memo ataupun judul laporan, buat judulnya yang sangat jelas dan singkat lihat contoh di table berikut:

Tidak seperti ini	Tapi harus seperti ini
Subject : Siegelson	Subject : Approval of Siegelson Acquisition
Subject: Settlement	Subject : Why We Should Reject Frost’s Settlement Offer
Subject : Print Run	Subject : Ginsburg Autobiography Print Run

Kalau kita lihat contoh di atas, kita bisa mengetahui yang di sebelah kiri terlihat ringkas tapi saying contoh yang demikian tidak bisa memberikan informasi yang jelas kepada pembaca memo nya. Sedangkan yang di sebelah kanan, terlihat lebih jelas tanpa terlihat banyak kata.

Perlu diketahui bahwa isu yang kita tuliskan tidak boleh lebih dari tiga poin penting. Masing masing isu kalian harus; (1) buat  pembaca paham dengan isu (pesan) yang anda sampaikan, (2) solusi dari anda, (3) alasan solusi nya. Lihat contoh di bawah:

Issue:

Arnold Paper Supply has consistently failed to meet our deadline for delivery of multicolour, printed, cardstock.

Proposed solution:

Switch to National Paper and Plastics Company, which has a higher fixed fee.

Reason:

Though National Paper and Plastics Company has a higher rate per delivery, its turnaround is quicker. This will increase efficiency in the warehouse, allow us to fill more orders, and help us to establish goodwill with retailers with have been angry with us for not meeting their deadlines.

Dengan contoh di atas, anda memudahkan pembaca untuk melihat orientasi (tujuan) pesan anda dengan cepat. Penulis merekomendasikan kepada anda, saat menulis anda harus

-       Menyatakan isu (masalah, pesan) dan menawarkan solusi yang ringkas pada kesimpulan

 Saat menulis laporan anda harus:

1.      Anda paham dengan apa yang anda tulis dan yang anda laporkan

2.      Lakukan yang terbaik, perluas pengetahuan anda (background knowledge) dan penelitian anda untuk menuliskan rangkuman yang mewakili semua masalah, solusi dan mengapa solusi yang anda tawarkan akan bekerja dengan baik dan mengapa anda memberikan alternatives demikian.

3.      Cari sumber informasi yang relevan

4.      Dari beberapa sumber, kumpulkan semua data dan penjelasan yang anda bisa

5.      Sintesiskan pengamatan yang relevan dan simpulkan dan buang sisanya

6.      Masukan penemuan anda ke dalam formulir laporan

7.      Revisi kesimpulannya untuk mencocokan dengan text body nya

semoga bermanfaat..